Søg artikler

Onsdag den 15. august 2018 rullede første bølge af statens facility management
afsted, da Bygningsstyrelsen sendte løsningen i udbud. Én ekstern leverandør skal
levere alle serviceydelser fra den 1. oktober 2019. Udbuddet har en årlig volumen
på omkring 280 mio. kr. og den samlede volumen for kontraktens syv år løber dermed
op i næsten 2 mia. kr.

Midt i august sendte Bygningsstyrelsen første bølge
af statslige FM-opgaver i udbud. Næste etaper følger i
2020 og 2022 og derefter vil alle statslige FM-opgaver
være udliciteret – formentligt i udbud med én leverandør
til alle opgaver på de enkelte udbud på samme måde
som vi allerede kender det fra Forsvaret og Politiet.

At finde den rigtige balance mellem de opgaver, man selv varetager, og de opgaver, som man udliciterer, er en stadig vigtigere funktion for de FM ansvarlige. Derfor er det også en overordentlig interessant rapport, som VIVE - Det Nationale Forsknings- og Analysecenter for Velfærd – netop har udgivet.

Med den nye udbudslov, der trådte i kraft den 1. januar 2016, har offentlige ordregivere af Facility Management fået nye muligheder for at anvende den fleksible udbudsprocedure ”Konkurrencepræget dialog”. Dette giver betydelige fordele for såvel ordregiver som leverandør, da der herved er mulighed for via dialog at afklare, hvordan ordregivers behov bedst opfyldes, og samtidig kan der sikres et stærkt fokus på det gode købmandskab.

DESIGN KONKURRENCEN MED DE RIGTIGE PARAMETRE
I DRs udbud af serviceydelser i 2015 var der ikke mulighed for forhandling med leverandørerne efter tilbuddene var afgivet. Det betød, at vi alene kunne finde vinderne ud fra de afgivne tilbuds opfyldelse af udbudsmaterialets krav – og uden mulighed for efterfølgende dialog og ændringer af kravsspecifikation, tilbud og kontrakt. Der var med andre ord tale om ’ét skud i bøssen’ for leverandøren ved tilbudsafgivelse, og derfor lagde vi meget arbejde i at designe konkurrencen rigtigt.

I et tidligere nummer af FM Update (nr. 02/2016, s.20) kunne du læse om DRs FM udbud, hvor DR gik fra en stor, integreret partneringkontrakt med én leverandør til flere mindre kontrakter med flere leverandører. I dette nummer kan du læse om de kriterier, som DR lagde til grund for valget af leverandører af de nye aftaler.

Se eller gense præsentationen fra medlemsmødet "fra vicevært til innovator" som fandt sted i DR byen den 17. august 2016

Et traditionelt kunde-leverandør forhold er som en gang tovtrækning, hvor deltagerne i hver sin ende forsøger at vinde. Og selv om der i dag er meget fokus på strategiske partnerskaber, så ender det alligevel ofte med, at parterne sidder på hver sin side af bordet med forskellige målsætninger. Så når kunden vinder, taber leverandøren, og når leverandøren vinder, taber kunden.

DR har ved sin seneste udbudsproces ændret strategi og har bevæget sig væk fra en stor integreret partneringkontrakt med én leverandør. Der blev prioriteret tid og ressourcer til en grundig analyse, og fokus var på rightsourcing-tankegangen, hvor løsningen ikke er givet på forhånd. Resultatet blev 10 forskellige aftaler med 9 leverandører, insourcing af dele af bygningsdriften og en samlet besparelse på mellem 10 og 15%.

DFM netværks Arbejdsudvalg FM & Kontrakter arbejder med forskellige udbudsformer i privat og offentligt regi. Denne artikel giver 8 bud på, hvad vi mener, har en afgørende betydning for om samarbejde mellem en indkøber og en leverandør bliver en succes. Der findes ingen facitliste på hvornår en organisation skal udlicitere eller løse opgaven i eget regi. Det kommer an på virksomhedens situation og udviklingsperspektiv. Det er derfor en strategisk ledelsesopgave at analysere hvilke opgaver, der mest optimalt kan løses i eget regi og hvilke der med fordel kan løses bedre i eksternt regi.

Arbejdsudvalget har det seneste år haft fokus på hvordan samarbejdet mellem indkøbere og leverandører skal tilrettelægges, når der er truffet en strategisk beslutning om at udlicitere en opgave. Grundlaget for arbejdet er blandt andet en meget velbesøgt konference hos Datea 16. marts 2015, hvor indkøbere og leverandører mødtes og drøftede hvad der skulle til for at samarbejdet mellem dem kunne blive en succes.

Ved medlemsmødet om OPP, OPS og OPI den 12. juni 2013 var der stor interesse for at høre nærmere om OPI. Særligt Søren Hilberts indlæg affødte mange spørgsmål fra salen, og vi har valgt i FM Update at bede Søren uddybe emnet. Vi håber dermed at medlemmer, som ikke deltog i mødet, også kan orientere sig om mulighederne.