Søg artikler

Outsourcing, insourcing eller ”right-sourcing”? Hvordan opnår udbyder og indkøbere service kontrakter, der år efter år kan gøre begge parter til vindere?

Der findes ingen facitliste for, om en organisation skal udlicitere eller løse opgaven selv. Det kommer an på hele virksomhedens situation og udviklingsperspektiv, og dermed er det en fundamental strategisk ledelsesopgave at analysere hvilke opgaver, der mest optimalt kan løses af virksomheden selv, og hvilke der bør kunne løses bedre gennem outsourcing.

Når virksomheden har truffet det strategiske valg at udlicitere, så skal den rigtige leverandør findes og det rigtige samarbejdsgrundlag skal formuleres. I det følgende beskrives 8 principper, som bør være afklarede hos både leverandør og indkøber, når kontrakten skal skrives og det gode forhold mellem leverandør og indkøber skal startes op.

Er et ægte partnerskab overhovedet muligt, når den ene part står med pengene og den anden står med ydelsen? Det var temaet på et af vores faciliterede netværksmøder. Og det viste sig hurtigt, at der er fortalere for både synspunktet at partner skab i bund og grund er ”bullshit” og at partnerskab både er reelt og værdiskabende, hvis man investerer de kræfter der skal til, for at flytte en aktivitet fra en gammeldags betalt leverance til et mere tæt samarbejde.

DESIGN KONKURRENCEN MED DE RIGTIGE PARAMETRE
I DRs udbud af serviceydelser i 2015 var der ikke mulighed for forhandling med leverandørerne efter tilbuddene var afgivet. Det betød, at vi alene kunne finde vinderne ud fra de afgivne tilbuds opfyldelse af udbudsmaterialets krav – og uden mulighed for efterfølgende dialog og ændringer af kravsspecifikation, tilbud og kontrakt. Der var med andre ord tale om ’ét skud i bøssen’ for leverandøren ved tilbudsafgivelse, og derfor lagde vi meget arbejde i at designe konkurrencen rigtigt.

I et tidligere nummer af FM Update (nr. 02/2016, s.20) kunne du læse om DRs FM udbud, hvor DR gik fra en stor, integreret partneringkontrakt med én leverandør til flere mindre kontrakter med flere leverandører. I dette nummer kan du læse om de kriterier, som DR lagde til grund for valget af leverandører af de nye aftaler.

Se eller gense præsentationen fra medlemsmødet "fra vicevært til innovator" som fandt sted i DR byen den 17. august 2016

Et traditionelt kunde-leverandør forhold er som en gang tovtrækning, hvor deltagerne i hver sin ende forsøger at vinde. Og selv om der i dag er meget fokus på strategiske partnerskaber, så ender det alligevel ofte med, at parterne sidder på hver sin side af bordet med forskellige målsætninger. Så når kunden vinder, taber leverandøren, og når leverandøren vinder, taber kunden.

DR har ved sin seneste udbudsproces ændret strategi og har bevæget sig væk fra en stor integreret partneringkontrakt med én leverandør. Der blev prioriteret tid og ressourcer til en grundig analyse, og fokus var på rightsourcing-tankegangen, hvor løsningen ikke er givet på forhånd. Resultatet blev 10 forskellige aftaler med 9 leverandører, insourcing af dele af bygningsdriften og en samlet besparelse på mellem 10 og 15%.

Forestil dig, at du står over for at indgå ægteskab med en person, du lige har mødt. For at tilpasse forventningerne og undgå konflikter enes i om at lave en liste, der i detaljer beskriver, hvem der gør hvad hvornår. Lyder det som noget, der ville fungere?

At opnå den rette leverance fra en serviceleverandør kan være en udfordring. Der er meget der kan gå galt på vejen og hundredevis af ”operationer” skal udføres dagligt af en stor gruppe mennesker.

Med en simpel tilføjelse i kontraktmaterialet, ”aftalen kan opsiges fra Københavns Ejendommes side med en måneds varsel”, vender Københavns Ejendomme tillidsspørgsmålet, så leverandøren skal vise indkøberen tillid og ikke mindst vise tillid til sig selv, om at han kan løfte opgaven tilfredsstillende.

Som FM-ere er vi rigtigt gode til at administrere drift og vedligehold. Men hvor gode er vi til at håndtere et samarbejdsforhold? Hvor gode er vi til at have med mennesker at gøre både internt i organisationen og udadtil?
Sådan lød spørgsmålene fra professor Christian Coenen fra ZHAW – Zurich University of Applied Sciences, der var indbudt som hovedtaler på DFM netværks Årskonference 2015.