Skal man indkalde sin leder til et møde, skal man fortælle om det på et afdelingsmøde eller skal man skrive et notat som sendes til ledelsen – og hvis man gør det hvordan skal man så bygge dette notat op?
De spørgsmål er nogle af dem, vi går i dybden med på FM-uddannelsen under overskriften Business Casen.
Jeg vil her give et eksempel på en business case, som man kan fremlægge over for en ledelse. Sagen er relativt enkel, men også illustrativ, men principielt dækker den også komplicerede og store projekter.
Slidte karruseldøre i indkøbscenteret
Sagen handler om et indkøbscenter, hvor der var fire ældre og slidte karruseldøre, som begyndte at give mange driftsforstyrrelser, så servicefirmaet og driftspersonalet ofte skulle tilkaldes for at få dem til at virke igen.
Driftslederen og markedsføringschefen berettede, at dørene var fuldkommen nedslidte, og at man dagligt baksede med at få dem til at virke, og at man burde udskifte til nye hurtigst muligt. Disse udsagn var en reel oplevelse, men også en udokumenteret oplevelse.
Det er afgørende, at karruseldørene har en høj oppetid, fordi kunderne ikke skal generes unødigt når de skal ind og handle i centeret. Og når dørene ikke virker står de åbne med kulde- og trækgener i de kolde perioder. Så der var et problem.
Umiddelbart er der to vidt forskellige løsninger på problemet: 1) fortsætte med at reparere eller 2) udskifte til nye døre. Der er desuden nogle midterløsninger med fx hovedrenovering og partiel reparation.
Men hvad skal man vælge?
Data er nummer 1
Som udgangspunkt skal man fremskaffe alle de mulige data. Og selv ufuldstændige og ikke helt nøjagtige data kan give nogle gode praj.
I vores eksempel var der følgende data:
- Serviceleverandørens logbog på tilkald inklusiv økonomi
- Tilbud på nye karruseldøre
- Tilbud på renovering på baggrund af serviceleverandørens skøn
Tilkald og økonomi oplyst af serviceleverandøren tre år bagud så således ud:
