FM systemer - hvad er temperaturen i din organisation?

FM-systemer: Hvad er temperaturen i din organisation?
Digitalisering har i en lang årrække været en betingelse for udvikling i mange organisationer. Der er en tendens til, at FM-systemer italesættes som en løsning, der kan understøtte FM-organisationens behov og samtidig give mulighed for optimering af FM – både i tid og i penge. Der er ingen tvivl om, at et solidt og velfungerende FM-system er løsningen, men det er (som med alle andre IT-projekter) ikke ”bare” at købe en løsning, der kan det hele og forvente, at det med det samme løser alle problemer. At implementere et FM-system kræver et godt forberedelsesarbejde i organisationen, og det kræver, at organisationen er med.

Stadig stor efterspørgsel på viden om FM-systemer
Hos Basico og DFM netværk oplever vi en stigende efterspørgsel på viden på området, som er målrettet FM frem for IT. Markedet for FM-systemer er stort - og i store træk henvender det tilgængelige materiale sig til IT afdelingen og ikke til FM afdelingen. I en årrække har vi på dfm-net.dk haft en oversigt over tilgængelige FM systemer i Danmark. Den har tjent som vejviser for FM-afdelingen, når markedet for FM-systemer skal screenes.

Oversigten har trængt til en opdatering og en videreudvikling. Derfor igangsatte vi en temperaturmåling af markedet i starten af 2016 i samarbejde med Basico, som er udmundet i en rapport, vi præsenterede på et fælles morgenseminar den 22. september 2016. Rapporten indeholder: en oversigt over systemtyper, 6 gode råd fra leverandørerne, overordnede konklusioner samt en systemoversigt. I denne artikel har vi taget essensen fra rapporten, samt de input vi har fået fra leverandører, kunder og brugere, som har deltaget i projektet.

Kig indad i din egen organisation
I store træk er de FM-systemer, som er på markedet i Danmark gode og stærke løsninger, der kan tilpasses den enkelte organisations behov. Kort sagt; vi mangler ikke muligheder på det danske marked. Det er vigtigt at have fokus på sammenhængen mellem FM-afdelingens reelle behov og den løsning, du ender ud med at vælge. 

Kig indad i din egen organisation og få afklaret, hvad der er ”Need to Have” og ”Nice to Have”, inden du kaster sig ud i at vælge FM-system. Som kunde skal du som minimum have det afklaret inden dialogen med leverandørerne. Tag et kig på din organisation:

• Hvilke arbejdsprocesser har I nu (Hvordan kan de/skal de optimeres)
• Hvilke ressourcer er der til rådighed?
• Hvilke kompetencer har vores medarbejdere?

Pas på med at gå efter ”rumraketten”
Visionen er ofte en ”rumraket”; det vil sige et altfavnende system, der både kan håndtere planlagt og akut vedligehold, arealforvaltning, energistyring, digital aflevering osv. for så kan vi ”det hele”! Men det er vigtigt at huske på, at et IT-systems præstation er afhængig af den data, det ”fodres” med – og det skal være kontinuerligt. For at kunne håndtere og vedligeholde de nødvendige data kræver det ligeledes en tilsvarende investering i personaleressourcer og kompetencer. Der er altså sammenhæng mellem arbejdsprocesser, ressourcer og kompetencer. Men hvordan afdækkes ens behov, så resultatet bliveroverskuelig systemdrift og ikke en såkaldt ”rumraket”?

Tving dig selv til at gennemgå 5 faser for at danne overblik
Vi foreslår en proces i 5 faser, hvor du ”tvinger” dig selv til at tage stilling til at danne dig et overblik over din organisations reelle behov, hvilke ressourcer der er at trække på samt kortlægning af kompetencer.

Illustration: Vores forslag til 5 faser, som skal understøtte dig i processen 

Der er system i junglen af FM-systemer
Når du sætter dig for at kigge på markedet for IT-løsninger til FM, møder du en jungle. For at gøre forvirringen komplet er der forskellige typer af FM-systemer, som ikke nødvendigvis er helt gennemskuelige for den ikke-IT–kyndige. Men der er rent faktisk system i systemerne. Der findes en række begreber, som hjælper dig med at kategorisere leverandørernes FM-systemer.

Nogle af de mest udbredte på det danske marked er: Ticket Management, CMMS, CAFM og IWMS. Hvert begreb indikerer systemtypens anvendelsesområde, styrker og svagheder. Du kan bruge nedenstående model som en vejviser til hvilke behov, systemet skal dække i din organisation. Det mest simple er et Ticket Management-system, som vi kender fra en kundeservice- eller IT-supportfunktion. Det tjener det ene formål at kunne besvare og løse henvendelser, som er sendt via mail. Et IWMS (Integrated Workplace Management System) er et af de mest komplekse systemer, der i princippet indeholder alle facetter af de øvrige systemtyper.

Illustration: De 4 mest almindelige typer af FM-systemer på det danske marked

Gode råd fra leverandørerne
Vi har i forløbet noteret os en række gode råd til, hvordan du kan komme godt i gang med et nyt FM- system. Her er et uddrag af dem:

• - Data og datastruktur er nøglen til succesfuld implementering, men data kommer ikke af sig selv
• - God forberedelse giver det bedste resultat
• - Pas på med at gabe for højt; en mindre løsning kan godt været løsningen på store problemer
• - Kend dine egne processer. Ellers kan du ikke forklare dem til leverandøren
• - Hold fokus på slutbrugeren

Konklusion: Mange muligheder – hold hovedet koldt
Ikke alle FM-ere forstår sig på IT, og ikke alle IT folk forstår sig på FM. Derfor: Hold hovedet koldt, skab et overblik over din organisation, dens processer og ressourcer og sæt det rigtige hold fra starten, så du undgår misforståelser, forsinkelser og fejl. Her en række gode råd fra os:

1. Klar kommunikation mellem kunde og leverandør

Sørg for at have en medarbejder på projektet, som har an­svaret og dialogen med leverandøren. Sæt de nødvendige ressourcer af til at få lavet en grundig kravspecifikation, som hverken er for lang og tung. Dog må den heller ikke mangle vigtige elemen­ter, som tager højde for jeres arbejdsprocesser.

2. Tænkt udvidelse og fleksibilitet ind fra starten

Mange FM-systemer er modulopbygget, og derved har du mulighed for at udbygge FM-systemet i takt med det bliver implementeret og fejltestet i organisationen. Det kan være en fordel at starte med en lille løsning for at udbygge den på et senere tidspunkt.

3. Vær tålmodig overfor leverandøren

Jo mere klart du kan beskrive dit behov for leverandøren, jo større er sandsynligheden for, at du rammer plet. Men leverandøren kan ikke tage højde for alt, og det du synes var en god ide i starten af projektet kan sagtens ændre sig i takt med implementeringen. Så hav tålmodighed med leverandøren og sørg for at have en tæt dialog.

4. Test, test og TEST

Så snart løsningen er i luften, så sørg for at teste systemet af. Sørg for at have alle typer af medarbejdere, der skal bruge systemet involveret.  Det oftest der fejlene bliver opdaget, og det er til stor gavn for dig, at du har overblik over fejlene, så du kan få dem rettet. 

DFM har udgivet en række rapporter om FM systemer i tæt samarbejde med Basico og foreningens medlemmer.

Læs rapporten "FM systemer i Danmark - et overblik" (udgivet september 2016)

Læs rapporten "FM systemer i Danmark - et overblik 2017" (udgivet februar 2017)