Robot går til tasterne for Københavns Ejendomme og Indkøb
En gruppe af medarbejdere i Københavns Ejendomme og Indkøb (KEID) vil fremover kunne undgå en del rutinemæssige tasteopgaver på deres PC. Opgaverne med at indtaste byggedata i KEIDs FM-system bliver i stedet udført af en ny kontorrobot.
KEID administrerer cirka 830 af Københavns Kommunes ejendomme, heriblandt Københavns Rådhus, administrationsbygninger, kulturhuse, biblioteker, institutioner, plejehjem, skoler og idrætsanlæg, og FM-funktionen i KEID håndterer de mange ejendomme i et Mdoc FM-system med navnet KASA.
Hidtil har medarbejderne i forbindelse med digitale afleveringer ved nybygninger og ombygninger af ejendomme været nødt til manuelt at indtaste entreprenørers og andre leverandørers byggedata og dokumentation i KASA.
En del af et pilotprojekt
I dag løses den opgave i stedet af en nyudviklet softwarerobot, som er blevet døbt KASAger. KEID har i samarbejde med kommunens Koncern IT udviklet robotten på grundlag af en standard RPA-software - altså en ”hyldevare”. RPA står for Robotics Process Automation og er et stykke software, der trin for trin kan simulere det arbejde, som et menneske udfører på en PC, og som derfor er velegnet til at automatisere rutinemæssige processer.
”Vi har udviklet robotten KASAger som en del af et pilotprojekt, hvor vi tester, hvordan vi kan bruge RPA-teknologi til at optimere processer. Robotten skal både bidrage til at opnå tidsbesparelser og fungere som en løftestang for den digitale aflevering af byggeprojekter,” fortæller Frank Peter Gregers Jensen, systemejer i digitaliseringsafdelingen i KEID.
”Samtidig kan robotten være med til at skabe grundlaget for at automatisere andre standardprocesser i vores organisation,” siger han.
Processen er speedet op
I den nye automatiserede proces omkring afslutning af byggeprojekter afleverer leverandørerne byggedata i et Excel-ark, som sendes til robotten via e-mail. Robotten tjekker, om data er leveret korrekt ud fra de forretningsregler mv., som KEID-medarbejderne har defineret. Herefter sørger robotten for at indtaste data de rigtige steder i FM-systemet KASA, og til sidst sender den en rapport om, hvad den har indtastet og hvilke fejl og mangler, der eventuelt var i afleveringen.
”Robotten har speedet hele processen omkring digital aflevering op, og den er samtidig med til at løfte kvaliteten i den digitale aflevering, da alle data nu skal afleveres i et særligt Excel-format. Det understreger over for leverandørerne, at vi skal have data leveret i en bestemt struktur,” siger Frank Peter Gregers Jensen.
Det har kun taget to måneder at udvikle KASAger-robotten, da RPA-teknologien ikke kræver meget programmering sammenlignet med en egentlig systemintegration med FM-systemets database. Det skyldes blandt andet, at robotten kører i en applikation, hvor en masse elementer er defineret på forhånd.
Bruges også til vedligeholdelsesopgaver
I forbindelse med udviklingen og implementeringen af KASAger så KEID også et potentiale i at bruge robotten på andre områder, og i dag anvendes den også til at håndtere vedligeholdelsesopgaver i KASA.
”Vi har omkring 50.000 planlagte vedligeholdelsesopgaver, som løbende skal prioriteres og planlægges. Derfor kan vi ofte være nødt til at ændre i planlægningen af opgaver. Nu kan vi trække data på de enkelte opgaver ud i et Excel-ark, hvor vi kan ændre på informationerne. Vi sender så Excel-arket til robotten, som sørger for at lægge de tilrettede informationer ind i KASA igen,” fortæller Frank Peter Gregers Jensen.
En grænseflade mellem systemer
KASAger kan endvidere bruges som en grænseflade mellem forskellige systemer, som FM-funktionen arbejder med.
”Eksempelvis skal det system, som håndterer serviceaftaler på tekniske anlæg, bruge masterdata fra vores FM-system. Når en vedligeholdelsesopgave er gennemført, skal mange data lægges ind i FM-systemet på ny, og det kan vi nu bruge robotten til. Vi kan for eksempel indstille robotten til at gøre det en gang om ugen,” siger Frank Peter Gregers Jensen.
KASAger blev taget i brug i KEID i slutningen af 2018, og selv om den allerede er blevet en del af dagligdagen, er der stadig tale om en demoudgave, som på baggrund af erfaringerne og medarbejdernes løbende feedback skal finjusteres og tilpasses til brugernes behov.
Frank Peter Gregers Jensen er dog ikke i tvivl om, at den vil give KEID fordele både i forhold til tidsforbrug, planlægning og løsning af opgaver. ”Arbejdet med robotten viser, at det her er en vigtig teknologi, som kan hjælpe os til at optimere og automatisere processerne i KEID," siger han.
