Nyt digitalt værktøj letter aflevering til driften

Arbejdet med at modtage, kvalitetssikre og organisere dokumentationen ved afleveringen af et byggeri er en stor udfordring i mange FM-organisationer. DTU Campus Service har derfor i samarbejde med Dalux udviklet et nyt digitalt afleveringsværktøj. Det sparrer ressourcer og øger kvaliteten.

Mange organisationer kender problemet. Når et nyt byggeri afleveres, medfølger der store mængder af driftsoplysninger og dokumentation, som ofte modtages i mange forskellige formater - fra produktblade og ringbind til usb-sticks og e-mails med vedhæftede dokumenter.

Kvaliteten af materialet kan også variere meget, og i mange tilfælde ligger al dokumentationen ikke klar ved afleveringsfristen, så driften efterfølgende må indhente dokumenterne hos entreprenører og underleverandører.

Det er et stort arbejde at få overblik, sortere og kvalitetssikre driftsmaterialet, som dernæst skal uploades i et digitalt FM-system. Processen tager tid i FM-organisationen og indebærer en risiko for, at informationer går tabt, ligesom det bliver mere besværligt at sætte installationer og bygninger i drift. 

Behov for et nyt digitalt værktøj

På Danmarks Tekniske Universitet i Lyngby står DTU Campus Service får både drift, byggeri og administration, og med omkring 20 byggeprojekter over en femårig periode kender medarbejderne i DTU Campus Service alt til udfordringerne i at sikre, systematisere og kvalitetssikre driftsdata i afleveringsfasen.

DTU Campus Service så derfor et behov for et digitalt værktøj, der kan gøre det nemmere for entreprenører at overlevere et byggeri til driften og sikre, at alle driftsdata afleveres i det format og den kvalitet, som FM-organisationen har brug for.

Sammen med Dalux, som står bag både DTU’s digitale FM-system og BIM-værktøj, gik DTU Campus Service derfor i 2015 i gang med at udvikle et digitalt afleveringsværktøj.

”Vi har mange byggeprojekter på DTU, og det nye afleveringsværktøj skal være med til at digitalisere, standardisere og systematisere afleveringsprocessen og sikre, at vi får leveret alt nødvendigt materiale ved afleveringen, så vi ikke skal til at indhente dokumentationen efterfølgende,” siger Khoa Dang Ngo, som er IKT-specialist i DTU Campus Service.

Hidtil har DTU Campus Service typisk fået dokumentationen blevet afleveret mere fragmenteret fra entreprenørernes side.

”Entreprenøren afleverer ofte blot dokumenterne i en tilfældig orden, som vi så skal skabe overblik over og kommentere på. Det medfører et stort arbejde med at organisere materialet og forsøge at indhente den dokumentation, som mangler eller er mangelfuld,” fortæller Khoa Dang Ngo.

Præcis definition af krav

Ideen i det nye afleveringsværktøj er, at bygherren og driften på forhånd kan definere præcist, hvilken dokumentation, der skal afleveres inden for de forskellige typer af installationer og bygningsdele, samt kravene til dokumenternes kvalitet og format.

Derved sikres det, at dokumentationen er ”skræddersyet” til det digitale FM-system, Dalux FM, og værktøjet integrerer både driftsdata, tegninger, BIM, 3-D modeller mv., som så kan indgå og anvendes direkte af driftsorganisationen i FM-systemet. Værktøjet sikrer endvidere, at driften får de nødvendige dokumenter, da projektet først er endeligt afleveret, når alle dokumenter er modtaget.

Det nye værktøj er endnu ikke er helt færdigudviklet, men det skal efter planen taget i brug på et nyt stort byggeprojekt på DTU i forbindelse med overflytning af en række faciliteter fra DTU på Risø til DTU i Lyngby.

Et ensartet workflow

Værktøjet vil ifølge Khoa Dang Ngo medføre en lang række forbedringer og fordele for DTU Campus Service som både bygherre og driftsherre samt for de rådgivere, entreprenører og leverandører, som man samarbejder med om et byggeprojekt.

”Vi får et ensartet workflow omkring leverancerne, og det bliver nemmere for projektlederen at styre kommenteringen på byggeriet. Endvidere i skal ikke længere bruge en masse ressourcer på at strukturere data, indhente dokumentation og indpasse materialerne i vores FM-system,” fortæller han.

Med værktøjet opnår man også en større sammenhæng mellem de tre parametre i en afleveringsproces - ’as built’, drift og vedligehold og kvalitetssikring.

”Vi sikrer, at det materiale, som vi modtager, kan bruges direkte i driften via vores FM-system. Forhåbentligt vil værktøjet også betyde, at vi bliver bedre til at stille krav til dokumentationen, og at vi i sidste ende får nogle bedre leverancer,” siger Khoa Dang Ngo.

DTU Campus Service har ikke foretaget præcise beregninger på, hvilke økonomiske fordele, man vil få af det nye værktøj, men Khoa Dang Ngo er ikke i tvivl om, at man vil kunne opnå betydelige gevinster.

”Vi vil helt sikkert komme til at spare ressourcer ved at bruge værktøjet, og dermed vil vi også spare kroner og ører. Vi har tidligere oplevet at bruge omkring 200 mandetimer på at sortere og uploade dokumenter i FM-systemet alene på et enkelt projekt,” siger han.

Potentiale for værktøjet i andre virksomheder

Hos Dalux ser man et stort potentiale i det nye digitale afleveringsværktøj, som man forventer vil kunne anvendes i mange andre virksomheder til at forbedre kvaliteten i afleveringsprocessen.

”Vi hører, at det er en stor udfordring i mange organisationer, at informationer går tabt eller forsinkes i forbindelse med afleveringen af et nyt byggeri til driftsorganisationen. Det betyder et kvalitetstab og fører til stort tidspilde hos både bygherren, entreprenører, rådgivere og driftsherren,” siger Anders Scheel Nielsen, VP FM Software i Dalux.

”Med det nye system kommer data og dokumenter og som noget nyt også BIM-modeller struktureret ind til driftsorganisationen, og dermed bliver det meget nemmere at få overblik over og arbejde med materialet. Vi oplever en stor interesse blandt vores kunder for at få optimeret afleveringsprocessen, og det har fra begyndelsen været vores mål, at afleveringsværktøjet også skal hjælpe hos andre organisationer, når det er endeligt udviklet,” siger Anders Scheel Nielsen.