46.000 lejere kan snart melde opgaver og fejl døgnet rundt

”Alle vores lejere kan henvende sig til os 24/7 og fx få hjælp til at opsætte en opslagstavle. De kan også sende et billede med af vandhanen, der drypper, eller af trappen, der er beskidt. Det kan ske på en nem og enkel måde, ligesom når vi bestiller biografbilletter, flyrejser eller restaurantbesøg via mobilen.”

Med de ord beskriver Flemming Wulff Hansen, driftschef hos Newsec Datea, ambitionerne for den app, som den store ejendomsadministrator har testet i 2018.

Målet er, at alle knap 36.000 boliglejere og godt 10.000 erhvervslejere via mobilen skal kunne give hurtig besked, når et problem er opstået, eller de kan se, at fx rengøring ikke er blevet udført godt nok.

”For os er målet ikke en økonomisk besvarelse, men en kvalitetsmæssig forbedring for lejerne, for udlejerne og for driftslederne med ansvar for de enkelte ejendomme,” fastslår Flemming Wulff Hansen.

Kunderne kan lettere give besked om fx fejl, og de kan hurtigere få svar om, hvornår opgaven bliver løst. De behøver ikke at ringe til et callcenter eller til en driftsleder, der måske er optaget. Men dem, der foretrækker at ringe, kan stadig gøre det.

Udlejerne – Newsec Dateas kunder – får bedre overblik over, hvordan opgaverne bliver løst, og hvor mange gange lejerne henvender sig.

Driftslederne eller viceværterne i Newsec Datea får ifølge Flemming Wulff Hansen et bedre værktøj. De kan lettere svare lejeren og siden dokumentere, at opgaven er løst, og så har de et bedre og mere detaljeret overblik over henvendelser fra lejerne.

”Vi har ikke besluttet det endnu, men hvis vi indfører appen permanent, giver det en form for effektivisering, selv om formålet ikke er at spare penge i første omgang. Det svarer lidt til, at e-mail har erstattet fysiske breve. Har det givet en besparelse? Næppe, for vi får omtrent 100 mail hver dag, og så mange breve fik vi slet ikke, men vi kan klare mere med de samme omkostninger. Det her bliver det samme: Kunderne kan lettere og hurtigere komme i kontakt med os, og vi kan lettere og hurtigere følge op på tingene,” ræsonnerer Flemming Wulff Hansen.

Appen i pilotprojektet er udviklet af fynske EasyFix Software, hvor administrerende direktør Lars Bang opfatter appen som et opgavestyringsværktøj eller en mobilbaseret FM-helpdesk-løsning.

”Vores løsning, EasyFix Bolig, kan bruges af alle med mange bygninger, og den giver lejeren fuld sporbarhed helt frem til, at opgaven er løst. Appen er baseret på smartphones, som har eksisteret i ti år. Men først inden for de seneste tre-fire år er det blevet almindeligt at udlevere smartphones til medarbejdere ude på ejendommene, og det har været en stor driver for udviklingen.”

Forandringsprocessen

• Appen er endnu ikke rullet ud til alle involverede ansatte, men de første erfaringer fra pilotprojektet er gode

Forandringer i FM-aktiviteter

• Appen ventes at give hurtigere – og formentlig også flere – meldinger om drift (og tilstand) af de administrerede ejendomme

Følgeforandringer i andre aktiviteter

• Hurtigere og mere effektiv udbedring af fejl og mangler samt bedre mulighed for at indrapportere fejl – kan give mere tilfredse kunder

Betydning for omkostninger

• Ikke forventninger om besparelser på kort sigt, men hurtigere og mere effektiv udbedring af fejl m.v.
• Formentlig færre opkald og henvendelser via mail, men sandsynligvis flere henvendelser i alt

Betydning for værdi

• Mere effektiv drift
• Mere tilfredse lejere = kundernes kunder