Gentofte vil styre ejendomme digitalt

GENTOFTE VIL STYRE EJENDOMME DIGITALT

Gentofte har længe villet digitalisere styringen af kommunens mange bygninger, men droppede planer om en stor ”schweizerknivsløsning” til fordel for en modulbaseret FM-løsning. Det er gået hurtigt med at indføre systemet, og der er et stort potentiale i at digitalisere sin FM, sagde chefen for Gentofte Ejendomme på et erfa-møde for FM-brugere.

”Vi er kommet hurtigt i gang, og vi har fået et solidt overblik over vores ejendomme. Vi havde data liggende, men kan nu bruge dem i langt mere struktureret form, og vi ser et stort potentiale i digitaliseret FM.”

Sådan sagde Claus Roikjer, chef for Gentofte Ejendomme, på et erfa-møde for kommuner og private virksomheder, som anvender det danskudviklede og modulbaserede DaluxFM-system til at holde styr på bygninger, lokaler og lejemål.

DIGITALE MURSTEN
Erfa-mødet blev holdt i juni på rådhuset i netop Gentofte. Kommunens oprettede Gentofte Ejendomme i 2008 for at opnå en strategisk styring af sine mange bygninger og bl.a. sikre mere effektiv drift og bedre service for brugerne af ejendommene, altså skoler, børnehaver og så videre.

Senere har kommunen formuleret en overordnet strategi om at skabe ”bedre velfærd for færre ressourcer” – en strategi, som Gentofte Ejendomme nu forfølger bl.a. ved at digitalisere driften af ejendomme. Netop digital drift af ejendomme eller Facility Management (FM) kom tidligt på dagsordenen, fordi kommunen ifølge Claus Roikjer erkendte, at det er nødvendigt at arbejde med strukturerede data for at opnå gevinster. 

SMÅ SKRIDT
”Allerede omkring 2005/06 var strategien at udvikle et værktøj, der kunne det hele; en slags schweizerlommekniv. Men det visnede; det var for svært. Et nyt udbud med samme vision blev forsøgt igen i 2010/11, og i 2016 blev strategien lagt om. Nu gik vi efter at finde en modulbaseret løsning, der kan implementeres i små skridt i takt med, at organisationen udvikler sin modenhed.”

Valget faldt på DaluxFM, som hurtigt blev taget i brug, så Gentofte Ejendomme kunne skabe et solidt overblik over bygningerne.

”Der har ikke været tale om et Big Bang, men en stille vandring: Vi begyndte med to moduler, Bygningsarkiv og Arealforvaltning. Det tog omkring et år at implementere dem, og i maj 2018 gik vi gang med Asset-modulet, som bl.a. skal bruges til at registrere vores 78 elevatorer og vores ABA-centraler (automatiske brandanlæg, red.). Senere på året forventer vi at gå vi i gang med HelpDesk.”

Digitalisering er én af indsatserne eller sigtelinjerne inden for FM i Gentofte i disse år. En andet indsats har været at afdække det økonomiske potentiale på området.

”I 2017 gennemførte vi en baseline-analyse i samarbejde med konsulenthuset Basico. Det er nødvendigt at vide, hvor man står, og analysen har givet et godt indblik i, hvad vi bruger penge på, og hvordan vi bruger pengene. Vi har fået identificeret flere lavthængende frugter og en række potentialer, som vi nu arbejder videre med, fx færre antal leverandører og puljeudbud på tværs af ejendomme,” fortalte Claus Roikjer.

Han anbefalede alle at læse den store E&Y-rapport fra 2017 om kommunal drift af ejendomme med ”mange gode anbefalinger”. Ifølge rapporten befinder Gentofte sig i den store gruppe af kommuner på det såkaldte Modenhedsniveau 1 – modellen fra revisions- og rådgivningskoncernen opererer med fem trin fra 0 til 4.

”Derfor ser vi dette som en rejse: Vi er et sted, og vi bevæger os et andet sted hen. Modellen indikerer, at der er et større fremtidigt potentiale,” påpegede ejendomschefen.

FLEKSIBLE MODULER
Gentofte Ejendomme skal videre med bl.a. digitalisering for at udnytte potentialet, og Claus Roikjer fremhævede, at modulstrukturen ikke alene giver mulighed for en løbende implementering, men også for at kombinere DaluxFM-systemet med andre, decentrale moduler.

”Vi er ikke sikre på, at den samlede driftsorganisation skal have ét system til det hele. Fx har vi systemet Driftweb i Park og Vej, på energisiden har vi netop anskaffet Energy Key, og til legepladstilsyn har vi en app-lignende løsning.”

Blandt de øvrige cases på erfa-mødet var Fitness World, som på få måneder omkring årsskiftet 2017/18 havde indført DaluxFM-systemet. Det holder bl.a. styr på de mange tusinde løbebånd, motionscykler, vægte og andet træningsudstyr i kædens centre – og på 40.000 årlige indberetninger om fejl/slitage og efterfølgende udbedringer.

Gentofte Ejendomme

• Gentofte har 75.800 indbyggere på 25,6 kvadratkilometer
• Strategi om ”bedre velfærd for færre ressourcer”
• Gentofte Ejendomme etableret i 2008 for at optimere styring/drift af bygninger
• 473.000 kvm fordelt på 380 ejendomme
• Ca. 115 ansatte, årligt driftsbudget 250 mio. kr.
• 2017 – baseline-analyse for at kortlægge FM-potentiale
• 2016/17 – strategi om modulbaseret FM-drift, DaluxFM valgt som leverandør
• 2017/18 – indført modulerne Bygningsarkiv og Arealforvaltning
• 2018 – ved at indføre modulerne Assets og HelpDesk
• Ser stort potentiale i digitaliseret FM

DaluxFM

• Udviklet af Dalux
• Grundlagt i 2005, hovedkontor på Nørrebro
• 30.000 private og offentlige brugere anvender DaluxFM på mere end 21+ mio. kvm ejendomme
• Integreret og modulopbygget system med bl.a. mobile apps, drift & vedligehold, HelpDesk, teknik og assets, energistyring, samt 2D og 3D BIM understøttelse på web og mobil.