Skab nærvær i dine møder
Er dine møder og mødepunkter med kunder eller kollegaer (ubevidst) designet som et forhindringsløb, der modarbejder samskabelse? Alt for mange møder har indbygget forhindringer for at skabe nærhed. Og nærhed er en forudsætning for at udvikle løsninger sammen.
Anbefaling: Nærvær i mødet
Kernen i møder er naturligvis at bringe mennesker tættere på hinanden for at løse en given opgave, og i face2face-mødet er oplevelsen af nærhed mellem deltagerne helt centralt for, hvor godt vi lykkes med at samskabe. Som en konsekvens heraf skal alle elementer som skaber distance mellem deltagerne elimineres eller minimeres i møder.
I vores arbejde med at afdække DNA´et i møder gjorde vi en pudsig observation: Når vi afdækkede digitalt fokuserede beslutningstagere, var der en udtalt aspiration om at bringe de digitale møder tættere på mennesker og nedbryde så mange barrierer som muligt. På den anden side, kunne vi konstatere, at de analoge mødeejere, ofte søger mod mere rammesætning og styring: Overdreven brug af fladskærme og PowerPoint. Møder med mødeejer placeret på en scene, evt. bag en stor talerstol. Butikker, hvor der er en dominerende skranke mellem kunde og ekspedient (selv om personalet ønsker at blive opfattet som rådgivere eller værter). En butik eller restaurant, hvor produktion foregår gemt fra kunderne i et lukket baglokale. En indstuderet og mekanisk tilgang til en dialog med en kunde. Et styret møde, hvor formen har større betydning for mødeejer end responsen fra øvrige deltagere (som følgeligt oplever distance).
Det bringer os frem til anbefalingen: Vi skal eliminere eller minimere alle elementer, som skaber distance i vores møder. Det gælder generelt i møder, uanset om de er digitale eller fysiske, og i særdeleshed i face2face samskabelsesmøder. Vi har nemlig, over tid og med de bedste intentioner for at styre, ensrette eller sikre driften af møder, udviklet nogle fysiske og mentale rammer, som i stedet ender med at konflikte med samskabelsen og modarbejde det ønskede afkast. Det omfatter bl.a. indretning, brug af teknologi, iscenesættelse, italesættelse, samstemning mellem mødeejer og mødedeltagere mm. Samtidig skal de løsninger, som understøtter og skaber nærhed, om muligt forstærkes i møderne.
Eksempel: I en butik var der, over tid, blevet udviklet en indretning, hvor man reelt kunne aflæse de ansattes anciennitet og position på den fysiske distance til kunderne, der kom ind. Samtidig havde de ansatte udviklet en italesættelse af kunderne som ’hæmningsløse’ i deres overskridelse af de opstillede ”forhindringer” (og som i stadig større omfang blev opstillet for at kontrollere de relationssøgende og videnshungrende kunder). Resultatet blev nærmest en forhindringsbane for at nå frem til en medarbejder og kompetent rådgivning. Løsningen, der fokuserede på nedbrydning af fysiske og mentale barrierer var på papiret enkel. Men naturligvis var forandringen kulturelt kompliceret at få implementeret hos medarbejderne.
På Folkemødet (som denne artikel udspringer af) er der ligeledes mange eksempler på stor grad af nærhed. I særdeleshed i forhold til at opleve politikkere og kendte personer tæt på. Men der er også eksempler på det modsatte, hvor vanebaserede valg af form og rammer, bliver så dominerende at nærheden til mødedeltagerne begrænser samskabelsen, fx i brugen af distancerende teknologi og opbygning af debatter og scener, hvor der skabes unødig distance. Det er f.eks. klart at det er nemmere at bygge en traditionel scene end et amfiteater, men den ene skaber alt andet lige mere afstand mens den anden mindsker den.
I min egen hverdag, går jeg personligt stadig mere væk fra PowerPoint, og i større og større omfang bruger tavle, flipover og toucher til at tegne og fortælle i samskabelse med de øvrige mødedeltagere. Jeg oplever, at mødedeltagere implicit og eksplicit udtrykker større opmærksomhed og engagement, end når jeg benytter en distancerende PowerPoint.
Konklusionen kan også vendes til en advarsel, der peger på, hvor det er, vi skal være opmærksomme: En del af de elementer, som udspringer af et ønske om at skabe tryghed og styring, indlægger samtidig også en distance til og mellem mødedeltagerne. Samstemningen og samdriften øges nok – men desværre ofte også afstanden til samskabelsen i face2face mødet. Overvej derfor altid, om de valg, du tager for dit møde, understøtter nærhed eller snarere skaber distance?
