Digitalt FM giver bedre overblik i DTU Science Park

Digitalt FM giver bedre overblik i DTU Science Park

Spredt ud over et stort grønt areal med masser af høje træer i den sydlige del af Hørsholm finder man DTU Science Park, som er Danmarks førende vækst- og udviklingsmiljø for såkaldte deep tech-virksomheder. DTU Science Park rummer omkring 260 forskningsbaserede virksomheder, som lejer sig ind i forskellige bygninger i Hørsholm samt på DTU i Lyngby.

Forskerparken huser både nye og etablerede teknologivirksomheder og arbejder typisk med en høj grad af digitalisering. På den baggrund er det oplagt, at DTU Science Parks ledelse har sat digitalisering højt på dagsordenen i den daglige administration og drift af forskerparken, om end det ikke er den eneste årsag. Digitaliseringen er blandt andet rullet ud i virksomhedens FM-afdeling, hvor man det seneste års tid har arbejdet på at implementere et nyt digitalt FM-system.

FM-afdelingen består af cirka 20 medarbejdere fordelt på drift, shared services, projekt og en salgsafdeling. FM-afdelingen står både for at udleje og drive de omkring 200.000 kvadratmeter lokaler, som DTU Science Park omfatter, med alt fra drift, service og vedligeholdelse af bygninger til kantinedrift, reception og mødelokaler.

Øget fokus på digitalisering

Digitaliseringen af FM-afdelingen tog for alvor fart i 2017, hvor man ansatte Eva Larsen i en ny funktion som Digital Manager. Eva arbejder udelukkende med digitalisering, mens almindelige driftsopgaver i afdelingen ikke er en del af hendes funktion.

”Da jeg blev ansat, havde man allerede indkøbt et digitalt FM-system, men det var endnu ikke sat i drift, så opgaver til FM-organisationen kom stadig ind på mail og telefon. Vores bygningstegninger var dog digitale og havde været det gennem nogle år,” fortæller Eva Larsen.

Som en af sine første opgaver gik Eva i gang med at lægge tegninger og andre informationer om DTU Science Parks cirka 100 bygninger ind i det digitale FM-system. Systemet var taget i brug året forinden som et standard FM-system, og det var meningen, at det både skulle kunne håndtere space management og lejernes indmelding af fejl og mangler i bygningerne.   

Eva Larsen måtte dog efter nogle måneders arbejde og tests sande, at det indkøbte FM-system ikke fungerede godt nok, da det alt for ofte blev ramt af nedbrud og generelt ikke var særligt brugervenligt. Det blev derfor i efteråret 2017 besluttet at skifte til et nyt system, og efter grundige analyser, referencer og tests faldt valget på DaluxFM.

Nyt FM-system fra januar 2018

Den nye software blev sat i drift i januar i år, og siden er der løbende blevet lagt informationer om bygninger med blandt andet oversigter over drift og vedligeholdelse ind i systemet. Kunderne melder nu opgaver ind via en app eller website i systemets helpdesk-funktion, og opgaverne går automatisk til den rette person i FM-organisationen ud fra de kategorier, som kunderne vælger.

Driftsafdelingen bruger systemet til opgavestyring, og kan eksempelvis sende opgaverne direkte videre til leverandører via systemet. Salgsafdelingen kan fx bruge systemet til at danne sig overblik over DTU Science Parks forskellige typer af lokaler og arealer og se, hvilke lokaler, der er ledige til udlejning. Den planlagte vedligeholdelse er endnu ikke en del af systemet, men det skal den formentlig være på længere sigt.

Et bedre overblik

”Det digitale FM-system giver os et meget bedre overblik over opgaverne. Alle kan se, hvem der har opgaven, og hvor langt opgaven er. Det betyder, at vi bedre kan prioritere og ikke taber opgaver på gulvet – heller ikke, når medarbejdere har ferie eller er syge,” siger Eva Larsen.

Udover opgavehåndteringen omfatter FM-systemet også arealforvaltning, lejehåndtering og assets, og det skal blandt andet kunne bruges til at trække nøgletal ud til ledelsen i sammenhæng med andre digitale værktøjer. Systemets søgefunktion er en anden fordel, som er med til at skabe bedre overblik og lette arbejdsgangen i afdelingen. Implementeringen af systemet er foregået gradvist, og alle informationer er endnu ikke lagt ind i databaserne.

Medarbejderne har generelt taget positivt imod overgangen til den digitale håndtering af FM-opgaverne, selv om der også har været en række udfordringer undervejs.

Et væsentligt element i systemet er en elektronisk skærm på væggen, hvor man kan se alle opgaver, hvem der har ansvaret for dem og opgavernes status. Det var lidt grænseoverskridende for nogle medarbejdere i begyndelsen, at det hele blev så transparent, men det giver alle et godt overblik.

Nogle medarbejdere er mere motiverede end andre til at bruge de digitale muligheder, og derfor forsøger man fra ledelsens side at ”skubbe lidt på” for at fremme de digitale arbejdsmetoder i afdelingen.

Mindre personafhængigt

Digitaliseringen af FM giver flere fordele i FM-afdelingen. Medarbejderne kan blandt andet løse opgaverne mere effektivt og ensartet, fordi opgaveløsningen ikke er så personafhængig som tidligere. Medarbejderne kan også bedre planlægge deres dag eller uge, og man har mulighed for at se på tværs af bygningsporteføljen og eventuelt samle nogle opgaver til en pulje.

”Vi sparer måske ikke tid her i starten, men på længere sigt vil vi helt sikkert kunne spare tid, og på den måde er vi med til at styrke forretningen,” siger Eva Larsen.

For kunderne i DTU Science Park rummer digitaliseringen også mange fordele. Det er eksempelvis nemmere at melde opgaver ind med det samme via systemets app, som også giver dem mulighed for at holde øje med status på opgaven. Alligevel har det ikke været så nemt at få kunderne til at bruge det, som man skulle tro, for gamle vaner og arbejdsmetoder kan være svære at bryde ud af.

”Vi har lavet en lille vejledning til systemet i en brochure, som vi har delt ud til kunderne, og vi tager gerne ud og hjælper dem med at komme i gang med at bruge det. Når de først har downloadet app’en, finder de ud af, hvor nemt det er og så fungerer det godt for de fleste,” siger Eva Larsen.

Det bekræfter Kim Wilson, driftsplanlægger i FORCE Technology, som er en af de større virksomheder, der lejer sig ind i DTU Science Park.

”FM-systemet er en stor fremgang fra dengang, hvor vi skulle ringe for at melde fejl – og den mulighed har vi jo stadig, hvis det skulle være nødvendigt. Den store fordel for os er, at fejlene bliver registreret og husket i systemet, og hvis vores faste kontaktperson er på ferie, er der nogle andre, der tager sig af sagen,” siger Kim Wilson.

Digitalt FM styrker kerneforretningen

Samlet set er det nye FM-system med til at gøre hverdagen nemmere og mere effektiv for både medarbejdere og kunder i DTU Science Park i takt med, at brugerne vænner sig til at arbejde på de digitale platforme, og der bliver lagt flere informationer ind i systemet.

”DTU Science Park er et dynamisk community, der skal skabe rammer for, at virksomheder kan udveksle viden og erfaringer på tværs, være innovative og vokse. Derfor har både digitalisering og facility management høj prioritet i ledelsen, da det er med til at styrke vores kerneforretning,” siger Eva Larsen.

Fakta om DTU Science Park:

• Har cirka 260 lejere/virksomheder med tilsammen over 3.400 medarbejdere.
• Cirka 200.000 m₂ arealer i alt – heraf cirka 15.000 m₂ på DTU i Lyngby.
• Er 100 procent ejet af DTU – Danmarks Tekniske Universitet.