Virtuelt / Medlemsmøde
Afholdt
3. marts 2021
13:00 - 14:30
Fleksibilitet i FM-kontrakter
Arrangør: DFM
Se med, når DFM stiller skarpt på behovet for fleksibilitet i facility managementkontrakter, herunder rammerne for ændringer både under og efter en udbudsproces.
Paw Vindahl, partner og erhvervsjuridisk rådgiver fra Kammeradvokaten/ Advokatfirmaet Poul Schmidt sætter de juridiske rammer med sit oplæg. Bagefter fortæller Charlotte Kyhl, konsulent ved Topdanmark og Birgitte Kehler Holst, Seniorprojektleder ved DR om sine erfaringer med at forhandle sig til fleksibilitet i fm-kontrakter både ved aftalens indgåelse og successivt i kontraktens periode, og hvordan tendensen for én af formerne er fremtræden.
Paw Vindahl, partner og erhvervsjuridisk rådgiver fra Kammeradvokaten/ Advokatfirmaet Poul Schmidt sætter de juridiske rammer med sit oplæg. Bagefter fortæller Charlotte Kyhl, konsulent ved Topdanmark og Birgitte Kehler Holst, Seniorprojektleder ved DR om sine erfaringer med at forhandle sig til fleksibilitet i fm-kontrakter både ved aftalens indgåelse og successivt i kontraktens periode, og hvordan tendensen for én af formerne er fremtræden.
Se med, når DFM stiller skarpt på behovet for fleksibilitet i facility managementkontrakter, herunder rammerne for ændringer både under og efter en udbudsproces.
Paw Vindahl, partner og erhvervsjuridisk rådgiver fra Kammeradvokaten/ Advokatfirmaet Poul Schmidt sætter de juriske rammer med sit oplæg. Bagefter fortæller hhv. Charlotte Kyhl, konsulent ved Topdanmark om sine erfaringer med at forhandle sig til fleksibilitet i fm-kontrakter både ved aftalens indgåelse og successivt i kontraktens periode, og hvordan tendensen for én af formerne er fremtræden.
På den ene side betyder omskiftelighed i organisationen behov, innovation i leverancerne eller udefrakommende omstændigheder, f.eks. Covid-19, at der løbende vil være behov for at tilpasse FM-leverancerne. På den anden side kan det være svært at forudse fremtidige ændringsbehov, og der indgås ofte længerevarende kontrakter med bindinger for de aftalte ydelser.
Hvordan balanceres de to hensyn?
Man bør derfor allerede i forbindelse med udbudsprocessen holde sig for øje, hvilke muligheder og begrænsninger der er for at foretage ændringer af ydelsen dels under indkøbsprocessen, og dels efter kontrakten er indgået. På webinaret vil der derfor blive stillet skarpt på, hvordan man kan designe indkøbsprocessen og kontrakten for at skabe bedst mulig fleksibilitet, både før og efter kontrakten er indgået. Vi vil også se nærmere på, hvordan der sikres en passende balance mellem købers og leverandørens interesser i aftalen, når ændringsbehovet opstår.
Charlotte Kyhl, konsulent ved Topdanmark, har mange års erfaring er indgåelse og styring af fm-kontrakter. Charlotte har set kontrakter, hvor alt er beskrevet til sidste detalje og andre med færre detaljer. Al erfaring siger, at leverancerne i aftaler har stort set altid behov for at blive justeret i kontraktens løbetid pga. ændrede behov. Tendensen er, at behovet for fleksibilitet vokser – covid19 er et godt eksempel på at fleksibilitet og mulighed for at omprioritere er vigtig. Hvordan opnår man stabile kontrakter som har den nødvendige sikkerhed i leverancen og samtidig mulighed for fleksibilitet, når det er nødvendigt?
Birgitte Kehler Holst, Senior projektleder i DR har næsten 10 års erfaring med kontraktstyring og udbud af FM-kontrakter. Birgitte lægger stor vægt på, at incitamenterne i FM-kontrakter er tydelige og letforståelige – også for FM-medarbejderen, som skal udføre det aftalte arbejde. Birgitte mener, at FM-kontrakter er bedst, når de tager udgangspunkt i et ærligt kunde/leverandør-forhold fremfor store ord om partnerskaber, der ofte dækker over uklare snitflader og manglende viden om driftens hverdag. Virkelighedens omskiftelighed skal tackles dagligt i dialog og gensidighed. Og det skal vores kontrakter give os mulighed for blandet med andre på baggrund af et udvalg af KPI’er, der understøtter begge parters behov.
Målgruppe
Alle med ansvar for indgåelse og styring af FM-kontrakter
Efter mødet
Program
13.00 Velkomst ved DFM
13.05 Muligheder og begrænsninger for at foretage ændringer i FM-kontrakter ved Paw Vindahl, Kammeradvokaterne
13.30 Balance mellem leverancesikkerhed og fleksibilitet ved Charlotte Kyhl, Topdanmark
13.55 Incitamenter og KPI'er ved Birgitte Kehler Holst, DR
14.20 Afrunding
14.30 Tak for i dag
Paw Vindahl, partner og erhvervsjuridisk rådgiver fra Kammeradvokaten/ Advokatfirmaet Poul Schmidt sætter de juriske rammer med sit oplæg. Bagefter fortæller hhv. Charlotte Kyhl, konsulent ved Topdanmark om sine erfaringer med at forhandle sig til fleksibilitet i fm-kontrakter både ved aftalens indgåelse og successivt i kontraktens periode, og hvordan tendensen for én af formerne er fremtræden.
På den ene side betyder omskiftelighed i organisationen behov, innovation i leverancerne eller udefrakommende omstændigheder, f.eks. Covid-19, at der løbende vil være behov for at tilpasse FM-leverancerne. På den anden side kan det være svært at forudse fremtidige ændringsbehov, og der indgås ofte længerevarende kontrakter med bindinger for de aftalte ydelser.
Hvordan balanceres de to hensyn?
Man bør derfor allerede i forbindelse med udbudsprocessen holde sig for øje, hvilke muligheder og begrænsninger der er for at foretage ændringer af ydelsen dels under indkøbsprocessen, og dels efter kontrakten er indgået. På webinaret vil der derfor blive stillet skarpt på, hvordan man kan designe indkøbsprocessen og kontrakten for at skabe bedst mulig fleksibilitet, både før og efter kontrakten er indgået. Vi vil også se nærmere på, hvordan der sikres en passende balance mellem købers og leverandørens interesser i aftalen, når ændringsbehovet opstår.
Charlotte Kyhl, konsulent ved Topdanmark, har mange års erfaring er indgåelse og styring af fm-kontrakter. Charlotte har set kontrakter, hvor alt er beskrevet til sidste detalje og andre med færre detaljer. Al erfaring siger, at leverancerne i aftaler har stort set altid behov for at blive justeret i kontraktens løbetid pga. ændrede behov. Tendensen er, at behovet for fleksibilitet vokser – covid19 er et godt eksempel på at fleksibilitet og mulighed for at omprioritere er vigtig. Hvordan opnår man stabile kontrakter som har den nødvendige sikkerhed i leverancen og samtidig mulighed for fleksibilitet, når det er nødvendigt?
Birgitte Kehler Holst, Senior projektleder i DR har næsten 10 års erfaring med kontraktstyring og udbud af FM-kontrakter. Birgitte lægger stor vægt på, at incitamenterne i FM-kontrakter er tydelige og letforståelige – også for FM-medarbejderen, som skal udføre det aftalte arbejde. Birgitte mener, at FM-kontrakter er bedst, når de tager udgangspunkt i et ærligt kunde/leverandør-forhold fremfor store ord om partnerskaber, der ofte dækker over uklare snitflader og manglende viden om driftens hverdag. Virkelighedens omskiftelighed skal tackles dagligt i dialog og gensidighed. Og det skal vores kontrakter give os mulighed for blandet med andre på baggrund af et udvalg af KPI’er, der understøtter begge parters behov.
Målgruppe
Alle med ansvar for indgåelse og styring af FM-kontrakter
Efter mødet
- Kan du indblik i, hvordan du får mest mulig fleksibilitet før og efter kontraktens indgåelse
- Viden om, hvordan du balancerer både egne og leverandørens interesser, når behovet for ændringer opstår
- Fået inspiration fra andre kontraktsansvarlige om, hvordan de håndterer behovet for fleksibilitet i praksis
- Inspiration til arbejdet med incitamenter i FM-kontrakter og KPI'er, der understøtter dem
Program
13.00 Velkomst ved DFM
13.05 Muligheder og begrænsninger for at foretage ændringer i FM-kontrakter ved Paw Vindahl, Kammeradvokaterne
13.30 Balance mellem leverancesikkerhed og fleksibilitet ved Charlotte Kyhl, Topdanmark
13.55 Incitamenter og KPI'er ved Birgitte Kehler Holst, DR
14.20 Afrunding
14.30 Tak for i dag
Annoncer
